Süreç çalışmalarının etkin ve sistemli yürütülmesi amacıyla “Süreç Yönetimi İç Genelgesi” hazırlanacaktır. Söz konusu genelge için idareden de gerekli görüş ve öneriler alınacaktır. Söz konusu Genelge ile süreç çalışma yönteminin (ilke ve standartlarının) belirlenmesi, süreç çalışma grubunun görevlendirilmesi, süreç yönetim sistemi takviminin ortaya konulması, çalışmalarda uygulanacak eğitim ve metodolijisinin duyurulması sağlanacaktır.
Süreç yönetimi konusunda eğitim verilecektir. Eğitim öncesi ve eğitim sonrası eğitime katılan personele, süreç yönetimi ile ilgili en az 10 soruluk test usulü bir sınav yapılacaktır. Söz konusu sınavda yapılan test karşılaştırıldığında katılımcıların ortalama puanı %30’un üzerinde artış göstermezse, eğitim farklı bir eğitici ile tekrarlanacaktır.
Eğitimler, üst yönetici ve yardımcılarıyla harcama yetkilileri için “Süreç Yönetimi Farkındalık Eğitimi”, süreç çalışma grubu için “Süreç Yönetimi Teknik Eğitimi”, ve idare tarafından belirlenen ilgililere “Yazılım Ortamında Süreç Modelleme Eğitimi” verilecektir.
Verilecek her eğitim için eğitim ders notları elektronik ortamda idareye sunulacaktır.
Süreçlerin tanımlanmasına ilişkin Mevcut Durum Modeli aşağıdaki çalışmalar yapılarak ortaya konulacaktır.
Belediye tarafından yürütülmekte olan görevler, sunduğu hizmetler ve bunlara ilişkin iş ve işlemler birim bazında, rol ve süreç sahibini de kapsayacak şekilde belirlenecektir.
Belediye tarafından yürütülen tüm iş ve işlemlere yönelik, temel süreç, detay süreç ve alt süreçler, müdürlük kurumsal kodlarıyla birlikte kodlanacak ve iş süreçleri bu kodlarla haritalandırılacaktır.
Tüm birimleri ilgilendiren ortak iş süreçleri belirlenerek, süreç çalışma grubu veya idare tarafından belirlenen ayrı bir çalışma grubu ile iş haritaları oluşturulacaktır.
Süreçler mevcut yapıyla, fiilen yürütülen iş ve işlemler üzerinden haritalandırılacaktır.
Süreç modellemenin tüm müdürlüklerce standart yürütülmesi ve çalışmaların içselleşebilmesi amacıyla, danışman tarafından örnek bir iş süreci idarede modellenecek ve iyi uygulama örneği olarak pilot iş süreci haritası tüm müdürlüklerle paylaşılacaktır.
İş süreçlerinin iyileştirilmesi ve gerekiyorsa yeniden tasarlanması amacıyla, iş analizi çerçevesinde aşağıdaki çalışmalar yapılarak Hedef Model Raporunun ortaya konulması sağlanacaktır.
Temel Kontrol Çalışması (Çapraz Çalışma Yöntemi) uygulanarak, modellenen iş süreçlerinin farklı müdürlüklerce incelenmesi sağlanarak, anlaşılabilirliği, temel sembollere uyumu ve mantıksal döngü kontrol edilecektir. Bu çalışmanın gerekli teknik danışmanlığı yüklenici firma tarafından sağlayacaktır.
Mükerrerlik Kontrolü yapılarak, tüm müdürlüklerde tekrar eden iş ve işlemler tespit edilecektir. Ayrıca, süreçlerdeki darboğazlar, tıkanma noktaları ve eksikliklerin belirlenecektir.
Boşluk Analizi yapılarak, mevzuat gereği yapılması zorunlu iş ve işlemler tespit edilecektir.
Mevzuata Uygunluk Kontrolü yapılarak iş süreçlerine ilişkin hukuki norm testleri yapılacaktır.
Verimlilik ve kalite kontrolünün yapılması için iş ve işlemlerin, maliyet, süre ve çalışan personel sayısı ölçümleri yapılarak, iş analizi yöntemlerinin uygulanması sağlanacaktır.
Süreç Analiz Raporunun Hazırlanması
Fark Analizi ve Geçiş Planlaması
Mevcut organizasyondan bilgiye dayalı organizasyona geçiş için stratejik planlama ve ilgili enformasyon teknolojisi, yasal çerçeve ile teknik gelişim altyapısının belirlenmesi.
Mevcut durum analiziyle, iş analizi sonuçları karşılaştırılması amacıyla tüm idare personeliyle paylaşılacaktır. Söz konusu çalışmalarla birlikte, tüm müdürlüklerde süreç kartı ve dosyasının oluşturulması sağlanacaktır.
Sürecin başlangıç ve bitişinin ortaya çıkarılması, süreçteki adımların imza ve onay mercilerinin belirlenmesi sağlanacak yazılım ortamında bunların sürekli güncelleneceği bir modelin ortaya konulması sağlanacaktır.
İmza yetkileriyle iş tanımlarının bütünleştirilmesi sağlanacaktır.
Süreçteki kullanılacak her türlü belge ve formun standartlaştırılması ve iş haritalarında gösterilmesi, bunlara bağlantı kurulması sağlanacaktır.
Süreçle bazlı personel görev tanımı formunun oluşturulması sağlanacaktır.
Süreç bazlı kontrol listelerinin oluşturulacaktır.
Sürecin performans göstergesinin (girdi, çıktı, verimlilik, sonuç ve kalite göstergelerinden uygun olanı şeklinde) oluşturulması sağlanacaktır. Süreçteki hassas görevlerin belirlenmesi ve hassas görev yönergesinin oluşturulması sağlanacaktır.
Süreçle birim bazlı kadro ilişkisinin kurulması sağlanacaktır.
Çalışan bazlı iş yükünün analiz edilmesi sağlanacaktır.
Sürecin risklerinin çıkarılması ve risk yönergesinin oluşturulması sağlanacaktır.
İçsel ve dışsal prosedür oluşturulması için gerekli danışmanlık desteği verilecektir. Ortak iş süreçleri için kurumsal standartlaşma için içsel prosedürlerin hazırlanmasına destek olunacaktır.
Süreçlere uygun organizasyonel yapı, iş/görev tanımlarının oluşturulması sağlanacaktır. Daha açık bir ifadeyle, süreç modellemede ortaya çıkan veriler, süreç bazlı kontrol listelerine ve görev tanım formlarına dönüştürülecektir.
